Verwerkersovereenkomst

Wanneer deze overeenkomst geldt

Alleen voor het validatiecentrum. Een gewoon onderzoek met synthetische respondenten verwerkt geen persoonsgegevens: er is geen persoon. Deel je een enquêtelink met je eigen klanten, dan verzamel je wél gegevens van echte mensen, en vanaf dat moment geldt dit stuk.

Jij bent verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt wie je benadert, wat je vraagt en hoe lang je het bewaart. Proefpubliek, onderdeel van Circleminds (KVK 53986180) is verwerker en handelt uitsluitend op jouw instructie.

Wat wij verwerken, en voor wie

Namens jou verwerken wij:

• De antwoorden die je respondenten geven op jouw enquête.
• Een e-mailadres, maar alleen als jij dat veld hebt aangezet én de respondent het zelf invult. Het staat standaard uit, en aanzetten kan pas nadat je hebt opgeschreven waarvoor je het gebruikt.
• Technische gegevens die nodig zijn tegen misbruik: een onomkeerbare hash per apparaat en het tijdstip van invullen. De hash krijgt per enquête een eigen zout, zodat dezelfde persoon niet over jouw onderzoeken heen te volgen is.

Uitsluitend op jouw instructie

Wij verwerken deze gegevens alleen om de dienst aan jou te leveren, en nooit voor eigen doeleinden. Wij verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor eigen analyses en voeren ze niet aan AI-modellen.

Draag je ons op iets te doen dat naar ons oordeel in strijd is met de AVG, dan melden wij dat en mogen wij de uitvoering opschorten.

Antwoorden van respondenten gaan nooit naar een derde

Verwijzen wij je door naar een onderzoeksbureau, dan gaan je briefing en de door jou gekozen onderdelen mee. Ruwe antwoorden en contactgegevens van je respondenten gaan nooit mee, ook niet als je dat zou willen.

Dat is geen instelling die per ongeluk aan kan staan: in de software bestaat er geen veld voor. Je respondenten gaven toestemming voor jouw onderzoek, niet voor doorgifte aan een bureau.

Bewaren en verwijderen

Jij stelt de bewaartermijn in, van één tot zestig maanden, standaard twaalf. Na afloop anonimiseren wij de antwoorden automatisch: het e-mailadres verdwijnt en wat overblijft is niet meer herleidbaar tot een persoon.

Verwijder je een onderzoek of je account, dan verwijderen wij de bijbehorende respondentgegevens mee. Je kunt ons ook tussentijds opdragen gegevens te verwijderen.

Subverwerkers

Je geeft algemene toestemming voor de subverwerkers hieronder. Wij informeren je voordat wij er een toevoegen of vervangen, zodat je bezwaar kunt maken; maak je bezwaar, dan mag je de overeenkomst beëindigen.

Alleen bij de eerste twee kunnen antwoorden van je respondenten terechtkomen. De AI-dienst ziet die nooit.

• Vercel Inc.: Hosting van de applicatie en uitvoering van de serverfuncties. Locatie: Verenigde Staten, met verwerking in de EU-regio. Alle gegevens passeren tijdens een verzoek het geheugen van de serverfunctie. Er wordt niets bij Vercel opgeslagen. Doorgifte: Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met Vercels eigen verwerkersovereenkomst.
• Neon Inc.: Database. Locatie: Europese Unie (EU-regio). Accountgegevens, onderzoeksopzetten, rapporten en de antwoorden van echte respondenten uit het validatiecentrum.
• Anthropic PBC: Het opstellen van de vragenlijst, het genereren van de synthetische respondenten en het schrijven van de analyse. Locatie: Verenigde Staten. De onderzoeksopzet en de eigen context die de opdrachtgever aanlevert. Antwoorden van echte respondenten gaan hier nooit heen; de vergelijking met echte data gebeurt volledig in eigen code. Doorgifte: Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Anthropic gebruikt gegevens uit de API niet om modellen te trainen. Geen respondentgegevens.
• Resend Inc.: Verzenden van transactionele e-mail. Locatie: Verenigde Staten. E-mailadres en naam van de accounthouder. Nooit antwoorden van respondenten. Doorgifte: Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Geen respondentgegevens.
• Mollie B.V.: Afhandelen van betalingen. Locatie: Nederland. Betaalgegevens en facturatiegegevens van de accounthouder. Mollie is voor de betaling zelf een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Geen respondentgegevens.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De database staat in de EU. De antwoorden van je respondenten worden daar opgeslagen en verlaten de EER niet voor opslag.

Voor de partijen die wel buiten de EER gevestigd zijn gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met de verwerkersovereenkomsten van die partijen.

Beveiliging

Wij treffen onder meer de volgende maatregelen:

• Versleuteling van verkeer en van opslag bij onze databaseleverancier.
• Toegang tot het beheerpaneel is beperkt tot een vaste lijst e-mailadressen in de omgeving, buiten de data die dat paneel beheert. Een schrijffout in de database kan die lijst niet omzeilen.
• Enquêtelinks en rapportlinks bevatten een niet te raden identificatie in plaats van een oplopend nummer.
• Synthetische en echte antwoorden staan in gescheiden tabellen en worden nergens samengevoegd, ook niet in een query. Een geautomatiseerde test bewaakt die scheiding.

Datalekken

Constateren wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die jouw respondenten raakt, dan melden wij dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur bij jou, met wat wij op dat moment weten over de aard, de omvang en de maatregelen.

Melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en het informeren van je respondenten doe jij; jij bent immers verwerkingsverantwoordelijke. Wij leveren de informatie die je daarvoor nodig hebt.

Bijstand en controle

Wij helpen je bij verzoeken van respondenten om inzage, correctie of verwijdering, en bij een eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordeling.

Je mag één keer per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige, met een aankondiging van dertig dagen. De kosten daarvan zijn voor jou, tenzij er tekortkomingen aan het licht komen.

Bij beëindiging

Eindigt je gebruik van het validatiecentrum, dan verwijderen wij de respondentgegevens of geven wij ze aan je terug, naar jouw keuze. Wat wij op grond van een wettelijke plicht moeten bewaren, bewaren wij; dat beperkt zich tot facturatiegegevens.